Excelのスピードを上げるために必要な3つの要素ーメンタル、道具、テクニックー

経理業務にはスピードが不可欠です。
そのスピードを上げるためにExcelで何をやるべきかをまとめてみました。
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Excelのスピードを上げるためのメンタル

まず必要なのは、メンタル、考え方です。

ここが間違っていると、いつまでたってもExcelは速くなりません。
意識すべきこと、守るべきルールがあります。

1 手書きの延長ではないことを意識する

Excelは手書きで書いたものを清書するためのものではありませんし、手書きの用紙をそのまま再現するためのものでもありません。
データとして扱い、圧倒的に効率化するのがExcelなのです。

ちょっと戸惑うこともあるかもしれませんが、考え方を切り替えましょう。

2 電卓を使わない

検算程度に電卓を使うのはいいのですが、原則電卓は禁止しましょう。
電卓を使わなければ、Excelで工夫して作るようになります。
Excel上の数字を電卓で計算して、それをExcelに入力するなど絶対に禁止です。
入力をいかに減らすかを常に意識しましょう。

3 時間を制限する

Excelに限らず、スピードを上げるのは、時間制限です。
時間を制限して、○時までにやる!と強く決めてやれば、スピードを上げざるを得ません。
だから、残業は悪なのです。

Excelのスピードを上げるための道具

スピードを上げるためには道具も必要です。
Excelはあくまで人間が操作します。
人間の物理的スピードはそうそう上がりません。
(タッチタイピングは必須です)
不慣れな方ほど道具にこだわるべきです。

1 デュアルディスプレイ

最も効果があるのは、ディスプレイをつなげて使うデュアルディスプレイです。
27インチでも2万円ちょっとで買えます。
私が使っているのは、ノートのMacにディスプレイ27インチ、又はデスクトップのMac27インチです。
27インチで2万円ちょっと。迷うなら使ってみようデュアルディスプレイ | EX-IT


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------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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新しく買わなくても使い古しのディスプレイでも大丈夫です。
2つ画面があると、このように会計ソフトとExcelをそれぞれの画面で使え、効率が飛躍的にアップします。
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その他、PDFと会計ソフト、PDFとExcel、WordとExcel、ExcelとExcelなど様々な使い方があるので、まだの方はぜひ試してみてください。
自腹で買ってもいいくらいです。
(実際にブログ読者の方やセミナー参加者の方で、自腹で導入し、その影響で会社全体に導入が決まったケースもあります)

2 マウス

画面が大きくなる、デュアルディスプレイを使うと、マウスカーソルの移動範囲が広がります。
そうなると、通常のマウスではかえって操作性が悪く、疲れてしまうのです。

そこで、以前からおすすめしているのが、トラックボール。
これなら、瞬時にマウスカーソルを動かせますし、マウス自体は動かさないので疲れも少なくなります。

私のベストマウスは、左側のトラックバッドです。
ただ、Mac専用なので、Windowsで使えるものなら、ロジクールのトラックボールをおすすめします。
トラックボールで4,000円弱です。小さいので自腹で買って会社に持っていても問題ないでしょう。
(ルールで禁止されていれば別ですが)
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3 PC

PC自体の性能も重要です。
起動に時間がかかる、ファイルを開くのに時間がかかる、固まるといったことがあると、時間の無駄です。
会社のPCの買い替えは難しいとは思いますが、交渉する価値はあります。
経営者、フリーランスなら迷わず買い替えましょう。
使いにくく高価な専門ソフト会社や広告にお金を払うなら、自身のPCのパワーアップが先です。

Excelのスピードを上げるためのテクニック

最後にテクニックです。
これはお金をかけずに身につけることもできます。

1 ショートカットキー

キーボードで操作するショートカットキーは欠かせません。
劇的にスピードアップします。
前述のような操作性に優れたマウスを使いつつも、マウスを使うべきでないところは多いです。
たとえば、ファイルを保存をするのにマウスを使っていては時間がかかりすぎます。
Ctrl+S、又は、Ctrl+W(ファイルを閉じる)、Enter(「保存しますか?」でYES)で瞬時に保存が可能です。

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おすすめショートカットキー25はこちらからダウンロードできます。
http://www.ex-it-blog.com/excel-shortcut/

弥生会計でもショートカットキーは使えます。
弥生会計で使えるショートカットキー15・会計ソフトで普遍のスキルを身につけよう | EX-IT

ショートカットキー | 検索結果: | EX-IT

2 会計ソフトとの連動

Excelから会計ソフトに取り込む、会計ソフトからExcelにデータを変換して加工する、といったことをやると劇的にスピードアップします。
Excel 会計ソフト | 検索結果: | EX-IT

3 基本スキルを身につける

必須のスキルとしては、VLOOKUP関数、ピボットテーブルがあります。

こちらのカテゴリにまとめてありますので、参考にしていただければ。

■Excel VLOOKUP関数 | EX-IT

■Excelピボットテーブル | EX-IT

上記3つのテクニックを中心にお伝えする入門セミナーを開催します。
10/5(日)の13:00-17:00です。

○10/5 経理業務を12倍速くする!Excel入門セミナー

http://www.ex-it-blog.com/excelseminar/ 





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【編集後記】
ちょっと思い立って、スロージューサーが欲しくなり、研究の結果、昨日買ってきました。
ご褒美に(何の??)。
バナナとリンゴジュースを作ってみましたが、おいしいです!
研究して記事にします。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

ハーブを植えてみた
スロージューサー導入&ジュース作り
友人からお米を買う
AppleStore渋谷で修理




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