効率を上げたいならWordを使ってはいけない

効率を上げるため、Wordを使わないほうがいいかなと思っています。
その理由を書いてみました。

※Word by Leica M10

Excel、パワポ、Wordの使用比率は6:3:1

仕事に欠かせないMicrosoftのOffice。
Officeには、主に、Excel、パワポ(PowerPoint)、Wordがあり、私も愛用しています。

ただ、これらの使用比率は、Excelが6、パワポが3、Wordが1くらいです。
仕事の効率を上げるならば、Wordはあまり使わないほうがいいかなと思っています。
実際、私は使わなくなりました。

ワープロ(文書をつくる機器)の名残か、パソコンというと文書作成ソフトというイメージも残っています。
ワープロをしらない世代もいらっしゃるでしょうが。

一太郎、Wordといったものを最初に使い始めた場合(私もそうでした)、その延長上で仕事をしている可能性が高く、効率がそれほどよくないというケースもあります。

Wordを使ってはいけない理由をまとめてみました。

Wordを使ってはいけない理由

 

表をつくるならExcel

表をつくるならExcelがやはり速くて便利です。
昔は、Excelの表をWordに貼り付けると、重くなることもありましたが、今はそんなことはありません。

Wordで、久しぶりに表をつくってみました。
枠だけ……。
絶対につくりたくありません。

私にWordスキルがないだけかもしれませんが。

 

文書をつくるならメール

Wordで主につくるものとして、こういった文書があります。


送付状もこういったたぐいに含まれるものです。

こういったものは、プリントアウトして郵送する、渡す、FAXするときに使うもの。
メールでささっと書けばすみます。

上記の事例のように固い銀行や役所には必要かもしれませんが。
メール使わないですし。
(紙、FAX文化が命にかかわる状況もある今、率先してなくしたいものです)

資料ならパワポかExcel

お客様へのご提案や説明をするときにWordは使いません。
パワポかExcelを使います。
図や表も使いやすく、提案や説明に「文章」は必要ないからです。
話しながらお見せするでしょうし。
そうでなくても、長い文章がびっしりとつまったものは資料としてふさわしくないでしょう。

または、メールですみます。

申込書をつくるならGoogleフォーム

申込書で、WordやExcelだと凹みます。
使いにくいので。
ネットやメール経由でお申し込みや登録をしていただくなら、Googleフォームが便利です。
その後のデータ活用もしやすくなります。

FAXでの申込受付をやめたいなら、Googleフォームがおすすめ

無料のGoogleフォーム(Googleドライブ)を使って、会員登録・メンバー登録をお互い楽にする方法

ネ申エクセルの問題点。ネット申込の最適解はフォーム。

プリントアウトして、紙に書いていただいて、それをどう使っているのか。
打ち直す手間もムダですし、読めない字があったらどうするんだろうと思ったりします。

「手書きなら誰でもできるから」という理由では、世の中はよくなりません。
少なくとも、メールやネット経由の申込みでは、Word、Excel、PDFファイルを使わないようにしたいものです。

文章を書くならテキストエディター

Wordが得意とする文章。
これもWordではなく、他のもの(テキストエディター)のほうが使いやすいです。
私が使っているものは、記事にしました。

Wordのかわりに使っているソフト。Googleドキュメント・Visual Studio Code・Scrivener

ただ、Wordというフォーマットでの提出や共同での手直しが求められるシーンもあり、その場合は、Wordを使っています。
最終的にWordに貼り付けて出すだけのことも多いです。

以前は、メルマガ税理士進化論をWordで書いていたこともあります。
バックナンバーを1つのファイルにまとめるためです。
今は、直接ブラウザの管理画面に書いています。
1つのファイルにまとめるのは、GASでメールから集めています。
GASで、お気に入りのメルマガを1つのシートにまとめる方法

Wordの使いどころ

じゃあ、Wordはどこで使うか。
私の場合、
・原稿提出
・スペルチェック
・契約書
・マニュアル
・銀行や役所用(しぶしぶ。送付状はつけませんけど)
です。

Wordのスペルチェックは、優れていると思いますし、このブログの記事も毎日貼り付けてスペルチェックしています。

お客様へのマニュアルは、Googleドキュメントを使うこともありますが、Wordを使うことも。
議事録関係は、Excelを使っています。

原稿、契約書、マニュアルなどは、アウトライン機能を使うのがおすすめです。

契約書、原稿から税理士受験まで。便利なWordアウトライン・スタイル

むしろ、この機能を使わないと効率は落ちます。
Wordの魅力の1つです。

ExcelやパワポをはじめとするWord以外のものも使ってみる、または、仕事の流れを見直してみましょう。
紙とWordの密接な関係もなんとかしたいものです。

 



■編集後記
昨日は、自分の5月の数字をまとめました。
その他請求書発行、税理士業など。

夜は発売されたバーチャファイター5のリニュアル版を試してみました。
……格闘ゲームは昔やまほどやりすぎて、やっぱ飽きていてつまらないです。
当時、ジャッキー使いで、そこそこ強かったほうでした。

「1日1新」
ムビチケを映画館で購入
バーチャファイター5 e-sports

■娘(4歳2ヶ月)日記
昨日は、保育園で遠くまで歩いていったとのこと。
たしかに遠いところでした。
帰りは「おなかペコペコ」と、座り込むくらい。
夕食は大好きな焼き肉でした。
最近は牛肉大好きです。