毎月or毎日。ひとり社長・フリーランスが自分の経理をやるタイミング

預金、クレジットカード、交通費の経理をいつやるか。
フリーランス、ひとり社長でもある私が、経理をやっているタイミングをまとめてみました。
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経理の目的

経理の目的は、自分の事業を数字で把握することです。

日々、事業をやっているはずですし、刻一刻とその状況は変わっています。
その状況を把握するための経理も、当然日々やるべきです。

といっても、毎日毎日経理に時間を割くわけにもいかないので、そのポイントをまとめてみました。

数字を見る覚悟を身につけよう

そもそも、数字を見る覚悟が必要です。

社長はもちろん、個人事業でもフリーランス、個人事業主、自営業、いろんな呼び方はありますが、自分で「事業」をやっているという覚悟、数字を見る覚悟が欠かせません。

会社員時代と異なり、ぽーんと、放り出された状態で、数字を見ないのは、思わぬアクシデントにつながります。
アクシデントまでいかなくても、お金の不安を日々感じ、そこから抜け出せません。
数字、お金と向き合わないと、不安はなくならないのです。

これは税理士としていっているわけではありません。
ひとりでビジネスをしていて、ひしひしと感じることです。
戦況を把握せずに、戦いに勝つことはできません。

ただ、例外もあります。
がつんと儲けることができれば、数字を見なくても戦況を把握しなくても問題ありません。
儲けていれば、お金で解決できますし、多少のアクシデントは乗り越えられるからです。
参謀たる人を雇う、アウトソーシングするなどの選択肢が生まれます。
もし、その余力がないならば、お金で解決する気がなければ、自分で数字を見る覚悟を身につけましょう。

私も例外ではなく、外部に任せる余力もその気もないため、自分で経理をやっています。
その経理のタイミング、ポイントについて、まとめてみました。


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経理のタイミング

経理の原則は、「その売上、その経費が発生(確定)した時点で記録する」です。

一番大きなくくりとしては、発生した年(会社の場合は年度)に記録します。
ただ、これは税務署の都合です。
本来は、外部報告のためではあるのですが、ひとり社長、フリーランスに外部報告の義務はなく(機会もなく)、税務署(借入をしていれば金融機関)のためだけに作ることになってしまいます。

経理がただ税務署のため、税務申告のためになってしまうのはくやしいことですし、経理に投資する時間とお金は回収できません。

数字を把握するために、経理を活用してこそリターンを回収できます。

となると、毎年経理をするのでは意味がなく、毎月、毎日というスパンが必要となります。
すべてを毎日やると手間がかかりすぎリターンが少なくなりますので、毎月、毎日のそれぞれにやることが現実です。

売上をいつ把握するか

売上をいつ把握するかを考えると、理想的なのは、その都度です。

「この仕事はいくらでやっている」

を意識して仕事に取り組むのをおすすめします。

ただ、仕事をやるときは金額が確定していないことも多いので、
・確定次第、売上を把握
・月初に把握(顧問料、月額報酬の場合)
といったことも組み合わせてみましょう。

私の場合は、基本的に
・税務顧問→月初
・セミナー、コンサル→その当日
・出版→発売日(重版時は確定時)
・執筆→その号の発売日
としています。

経費について、毎月やること

経費について、毎日ではなく毎月でいいものは、預金での取引です。

預金の取引は、記録されます。
毎日記録しなくても毎月見れば大丈夫です。
(もちろん残高のチェックは必要ですが)

ネットバンクにしておけば、毎月1回処理をすれば間に合います。
freee、MFといった預金連動型のソフト(ネットバンクのデータを取り込んでくれる)の場合も月1回で大丈夫です。

ネットバンクでない場合で取引が多い場合は、毎週、毎日の記録も検討しましょう。

Amazonで大量の本やモノを買う場合は、MFやfreeeの自動連動が使えます。
【関連記事】マネーフォワードが Amazonの経理処理に便利!Excelに変換できる! | EX-IT
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経費について毎日やること

毎日やった方がいいこと、やるべきことは次のようなものです。

・現金で払ったもの
・Suica(ICカード)で払ったもの
・クレジットカードで払ったもの

つまり、何かを買ってレシート(又は明細書)があるもので、かつ、自動的に記録されないものです。
こういったものは日々やっておかないと、記憶も薄れ、ためがちになります。

「クレジットカードは引き落とし時でいいのでは?」と思われるかもしれませんが、やはり使った都度に記録して把握するのがおすすめです。
引き落とし日では、使ったときとのずれがありますし、お金の把握する感覚にずれが生じます。
【関連記事】「その都度」が楽で効率的!クレジットカード払いの経理・家計簿 | EX-IT
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さらに
・交通費
も日々やっておきましょう。
どこに行ったという記憶はすぐに薄れますし、思い出そうとする時間がもったいないです。

【関連記事】消費税8%時代のExcel交通費精算ーサンプルつきー | EX-IT
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まとめると、経理のタイミングは、
・売上→できればその都度。そうでなければ確定の都度。仕事をするときに必ず意識。
・経費→記録が残る預金取引は月1回又は連動。その他の現金、クレジットカード、交通費、Suicaなどは毎日把握
をおすすめします。





【編集後記】
昨日の午後の個別コンサルティングでは、2年ちょっと前にお目にかかったことがある方で、ブログをご覧になり、お越しいただきました。
こういったご縁は本当にうれしいものです。

昨日は、経理、確定申告、税金などについてレクチャーさせていただきました。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

品川都税事務所
クルンサイアム
晴れ茶

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