Inbox by Gmailを使ってみてGmailのよさを再確認&Gmail活用テクニック

Googleのメールサービス、Inboxを使ってみました。Gmailと比較してみると、現状はやはりGmailの方が使いやすいです。
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Gmailのメールサービス<Inbox>とは

Gmail、つまりGoogleが提供するInboxは、これまで招待制でした。
限られた人しか使えなかったのですが、先日一般公開されています。
(Gmailも昔はそうでした)

PC、スマホ、タブレットでそれぞれ使え、無料です。
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あとで見る、スヌーズが付いたり、リマインダー機能があったり、スマホで、スワイプすれば処理できたり、Gmailとはまた違った機能があります。

「トラベル」という機能でメールデータから、旅の履歴を作ってくれる、おもしろいような怖いようなものも。

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アイコン(メールアドレスの頭文字?)が表示されたり、添付ファイルが見やすかったり、Amazonだと画像が表示されたりするのは便利です。
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PC(Mac)、スマホ、タブレットでそれぞれInboxを使ってみましたが、結局Gmailに戻しました。
私の使い方には合わなかったからです。

Inboxを使わない理由

Inboxは、今後も改善される可能性はありますが、記事執筆時点では、GmailでできたことがInboxでできないことも多いです。
Inboxでできることも、私は魅力に感じませんでした。

スヌーズは使わないから

スヌーズという機能は、少し後で、明日、来週、又は指定した日時に再度知らせてくれる機能です。
現状、Gmailでもアーカイブとラベル、フィルタを使って似たようなことをやっています。
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リマインダーはそもそも使わないから

自分への通知、リマインダーは、未だに使っていません。
自分で時間をコントロールしたいからです。
リマインダーに頼っていると、主体的に時間を使えない気がして、あえて使わないようにしています。

未読のメールの件数が出ないから

Gmailだと、未読メールの件数がラベルごとに出ますが、Inboxは出ません。
これを不便に感じました。
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ラベルを自由に整理できないから

Gmailだと、シンプルに使うラベルだけ表示させ、そのラベルのメールが来たら表示するという設定もできます。
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Inboxは、これができません。
下書きからトラベルまでの表示が固定されています。
(今後変更できるようになる可能性はあります)

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フィルタの設定ができないから

Gmailではフィルタを設定して、送信元、メールアドレスごとに条件を設定しています。
受信トレイに届くメールは、ほんのわずかです。
メールマガジン、発送の通知、その他の連絡が受信トレイに来るのを防ぎます。

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この設定をするには、Gmailが必要です。
設定はGmail、運用はInboxというスタンスなのでしょうが、それならGmailでいいやと思っています。

「送信とアーカイブ」がないから

Gmailでは、アーカイブという機能を使っています。
これは、メールを受信トレイから移動させるもので、削除するわけではなく、「すべてのメール」というところに保管(アーカイブ)するものです。
Inboxでは、「完了」という名称で同様のものがあります。

ただ、Gmailだと、送信(返信)とアーカイブを同時にできる、「送信とアーカイブ」があり、送信することとアーカイブを同時に行えるのです。
(設定で、「送信とアーカイブ」を表示できます)

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Inboxはこれがないのがイタいです。

自動分類を使っていないから

Gmailにもありますが、Inboxではメールの内容によって、ショッピング、マネーなどに自動で分類してくれます。
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ただ、私はこれの必要性を感じないのです。
さっとみれば済むものも多く、情報は厳選しているので、分類しなくても見ることはできます。

Gmailを使ったメール活用方法

今後、Inboxの改善も見守りたいものです。
Inboxを使ってみて、改めて今のメール活用について考えましたので、まとめてみます。

基本理念は、「ストレスをなくす」です。
メールはストレスになり得ます。
通知がきて集中力を乱す、返信に追われる、ということになると仕事の効率は落ちてしまうでしょう。
あくまで「目の前のことに集中する」が仕事効率化の基本です。

Gmailに集約する

Gmailでは、Gmailアドレス、登録用Gmailアドレス(捨てアドレス)、税理士事務所のアドレス、会社のアドレスなどを登録し、読み込めるようにしています。
すべてのメールを集約しているのです。

【関連記事】メールを集約してシンプルに活用する | EX-IT
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メールは3つに分ける

メールは、大きく3つに分けます。
1つめは、受信トレイに届く最重要メール。
私の場合だと顧問契約のお客様が該当します。

2つめは、要返信メール。
2ndinboxという名称でラベルをつけています。
ここに入るメールは、受信トレイには届きません。

3つめは、情報メール。
メルマガ、登録通知、発送案内など、返信せずにみるだけのメールです。

その他、セミナー申込、コンサル申込、問い合わせ、決済連絡など、細かくわけている部分もあります。

分けるのに使うのは、Gmailのフィルタ機能です。
情報メールは別のGmailアドレスを使い、それを読み込んでいます。

こちらの記事を参考にしていただければ。
【関連記事】重要メールを見逃さない!迷惑メールを即ゴミ箱へ送るGmailのフィルタ | EX-IT
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【関連記事】「来たメールに即返信!」を実現するGmailのフィルタ | EX-IT
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返信速度に緩急をつける

すべてのメールに、すばやく返信できるのが理想です。
ただ、そうしてしまうと目の前のことがおろそかになりますし、負担もかかります。
メールに追われて日中仕事にならないのは意味がありません。
(もちろん、電話もです)

返信速度にはあえて緩急をつけ、ある意味「急いで返信しない」することで、重要なメールへは即返信するようにしています。

【関連記事】その反応、速すぎませんか?メール、Facebook、LINE、コメントに時間を奪われないように | EX-IT
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不要なメールは徹底して解除する

情報メールで、不要なものは徹底して解除します。
通知の必要のないものはやまほどあるはずです。

ショッピングサイトを使うと、半強制的にメールが送られてきますが、その都度解除しています。

メルマガも、もう読まないと思ったら解除すべきです。
自分でもメルマガを発行している以上、そうあって欲しいと思っています。
つきあいで読んでもらうことは望んでいませんし、登録を頼んだこともありません。

見た目をシンプルに、受信トレイは空にする

メールの見た目をシンプルにし、受信トレイは常に空にします。
2ndInboxは空にまでしませんが、翌日には処理するルールです。

スマホでは原則として見ない・返信しない

スマホでは原則としてメールを見ませんし、返信しません。
電車移動中は読書をすると決めているからです。
それでも、1時間に1回程度は見ていますので返信がそれほど遅くないはずです。

すぐの対応をしたくても、打ち合わせ中や人とあっているときは、どっちみち返信できません。
もちろん、寝ているときも。
早く寝るので、夜のメールは返せませんが、翌朝には返しています。

スニペットツールを使い効率的に

スニペットツール(MacだとTextExpander、WindowsだとPhraseExpress)を使うと効率的です。
ただ、定型文を使いすぎないように気をつけています。
友人なのに、「お世話になっております。井ノ上です。」と返したり、朝なのに、「こんにちは、井ノ上です。」と書いたら変です。

このパラグラフのうち、次のようなものはTextExpanderを使って瞬時に呼び出しています。

・TextExpander
・PhraseExpress
・お世話になっております。井ノ上です。
・こんにちは、井ノ上です。

ちなみに、「こんばんは、井ノ上です」は登録していません。
夜メールをしませんので。

【関連記事】君はメールアドレスを何回繰り返し入力しているか? PhraseExpress・TextExpander・ユーザ辞書 | EX-IT
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ショートカットキーを活用

Gmailのショートカットキーも活用すると便利です。

Cで作成
Rで返信
Tab、Enterで送信
といったものをよく使います。

【関連記事】ショートカットキーはメールと相性がいい【Gmailでよく使う8つのショートカットキー】 | EX-IT
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Inboxもぜひ使ってみていただければ。
Inboxの方が合う方もいらっしゃるでしょうし、Gmailの活用方法を見直すいい機会にもなります。





【編集後記】
キングダム、Kindleで全巻(今でている37巻)読破しました。
ひさびさにハマった漫画です。
春秋戦国時代、秦の始皇帝の話ですので、関連する本も読みたくなり、昔ハマった史記や「項羽と劉邦」なども買っちゃいました。
勢いで三国志も読み返したくなりそうです。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

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