・めんどくさい、でもやらなきゃいけない経費精算を楽にする7つのコツ

めんどくさい、でもやらなきゃいけない経費精算。
会社員の方も起業した方にとっても大きな悩みの種です。

楽に終わらせるコツをまとめてみました。

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1 腹をくくる

まず考えなければいけないのは、「自分がやるかどうか」です。
会社員の方なら、部下に頼むこともできるでしょう。
経営者の方なら経理担当者、総務担当者にふることもできますし、税理士事務所に依頼することもできます。

誰かに頼むことができず、自分でやらなければいけないのであれば腹をくくりましょう(^^)
考えるべきなのは、「いつやるか?」「どれだけストレスなくやるか?」です。

結論からいうと、日々データを入力した方が楽です。
夏休みの宿題と同じで、たまっていくと大変になるのは明白でしょう。

(仕事全般に言えることですが)

2 作業を細分化して考える

経費精算の作業を細分化すると次のようになります。

(1)レシート・領収書をもらう
(2)財布、ポケット、カバン、クリアファイル等に入れる
(3)上記のものから取り出す
(4)保管する
(5)データを入力する

以上の5つの過程があります。


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------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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それぞれについて、どこが自分のネックになっているか、つまりめんどくさいかどうかを考えてみましょう。
おそらくネックになっているのは(5)の「データを入力する」でしょうね。
(4)の「保管する」までは日々できていても、そのまま何もせずに処理すべき領収書がたまっていってしまいます。

(3)の「取り出す」がネックの方もいらっしゃるかもしれません。
レシートをなくしてしまいますので、きちんと取り出すようにすべきです。
特に財布にレシートがたまっていると、見た目にもよくないですからね(^_^;)

3 作業の順番を変える

さきほど確認した作業では、

(1)レシート・領収書をもらう
(2)財布、ポケット、カバン、クリアファイル等に入れる
(3)上記のものから取り出す
(4)保管する
(5)データを入力する

となっていました。

毎日入力するとこの順番が次のように変わります。

(1)レシート・領収書をもらう
(2)財布、ポケット、カバン、クリアファイル等に入れる
(3)上記のものから取り出す
(4)データを入力する
(5)保管する

レシート・領収書を取り出してすぐにデータに入力すれば、あとは適当に保管しておけばいいのです。
次のレシート・領収書を見る経理担当者、税理士、税務署(税務調査時)が分かる程度にまとめていれば十分です。

データに入力すれば、レシート・領収書を見る必要はありません。
いいかえると、レシート・領収書を見返さない程度に入力する必要があります。

いったん保管した領収書・レシートを掘り出してきて入力するのは大変ですし、めんどくさいです。
経費を使ったときの記憶も薄れていきます。
仕事で最も無駄な時間の1つは、「何だったっけ????」と思い出そうとする時間です。

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4 保管、入力を丁寧にやり過ぎない

レシート・領収書の保管や入力を過度に丁寧にやっても意味はありません。
経費精算の最大の目的は、「経費の金額・内容等を記録し、証拠を保管する」ことです。
法律(消費税法)上は、

・日付
・金額
・支払った先
・内容

を入力する必要があります。

「内容」は自分が見て分かる程度で大丈夫です。

保管については、

・テープのりで貼り付ける
・穴をあけてファイリングする
・クリアファイルに入れる
・袋に入れる
・封筒に入れる

などといった方法があります。

私自身は、強力なテープのりで貼り付けています。

5 仕事のウォーミングアップに使う

経費精算は特に頭を使いません。
(かなり前の領収書について、思い出そうとしない限り)

そこで仕事のウォーミングアップに最適なのです。
私は毎朝必ず経費精算をしています。
やるべき単純作業を毎日きちんと終わらせるのは精神的にもいい影響があります。
どうせやらなければいけないのですから。

6 お金が入る作業と考える

単純な作業ですけど、やればお金になります(^^)
会社員の方は経費を精算してお金が入ってきますし、経営者の方は税金を減らすことができます。
そう考えると、ちょっとは楽にならないでしょうか。

7 会計ソフトを使わなくてもいい

経営者の方であれば、「会計ソフト」に抵抗がある方もいらっしゃるでしょう。
毎日会計ソフトを開いて入力するなんてめんどくさいとおっしゃる方も多いです。
「会計ソフトに入力しなければいけない」という法律やルールはありません。

普段使ってらっしゃるExcelに入力した方が楽です。
(もちろん、会計ソフトの方が楽という方はそちらでも大丈夫です)
コピーや貼り付けも自由にできますし、集計も可能です。
色を付けることも好みのフォームにすることもできます。

勘定科目を後で一括して付けることができるのもExcel入力の魅力です。
勘定科目で迷うくらいなら、その都度考えずに記録のみに集中した方がいいでしょうね。

最終的にはExcelで入力したものを会計ソフトに取り込むことになります。
(別途記事にします)
当事務所のお客様でもExcelに入力されている方は多いです。
私自身もExcelに入力しています。

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【編集後記】

セミナー講師の仕事で、来年の日程の打診がありました。
当然、そんな先まで仕事の予定は入っていません。
しかし、土曜日開催の日程については注意しています。
トライアスロンやマラソンが入るからです(^_^;)
まだ日程が発表されていませんが、だいたいの時期は分かりますからね。





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