手間がかかる郵送をなくすには。Webゆうびん×WinAutomationで郵送をロボットで自動化。

ひとりしごとでは、郵送も手間です。
郵送をなくすよう工夫しましょう。
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※自宅にて iPhone X

郵送の手間

郵送が気にならない方もいらっしゃるかもしれませんが、私は気になります。
めんどくさく手間もかかるからです。

「これ出しといて」と頼む人もいません。

・切手の準備
・重さを測る
・プリントアウト
・紙を折る
・封筒を準備
・紙を封筒に入れる
・封をする
・宛名書き(またはプリント)
・切手を貼る
・投函する
といった手間がかかります。

投函も苦手で、だいたい数日持ち歩いてしまうという始末。
郵送はなるだけ避けたいと考えています。
同じように考えている方は、徹底して郵送をなくしましょう。

※唯一例外なのは、このセルフマガジンの郵送です。
郵送してお届けするという意味があるので、しくみをつくりちょっとずつ送っています。

郵送をなくすには

郵送をなくすには、次のような方法があります。

PDFでメール

PDFファイルにしてメールにすれば郵送はいらなくなります。
「郵送」と言われても、「PDFでもいいですか?」と聞けば全然OKの場合も多いです。
むしろ、「郵送のほうがかんたん」「郵送のほうが楽」と思われている可能性もあります。

郵送のほうがやはり多数派だからです。
郵送が嫌いという少数派には、生きにくい世の中ですわ。

PDFで送るときには、こういったものを活用すると便利です。

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押印はExcelかPDFで

押印しなければいけない場合は、PDFをプリントアウトして印鑑を押してスキャンという方法もありますが、プリントアウトと押印の手間がかかります。
うちはプリンターがないので、さらに手間です。

印鑑を白紙に押してスキャンし、その画層をExcelに貼り付けています。
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また、Macソフト「プレビュー」では、Macのカメラで白紙に押した印鑑を取り込み、PDFに挿入できるという素晴らしい機能があるので使ってみましょう。
EX IT 2

EX IT 4

Windowsなら、AcrobatPDFRederのスタンプ機能で同じことができます。
署名でも同様です。
画像をつくっておいて貼り付ければ、PC上で署名することができます。

クラウドサイン

契約書の郵送もめんどくさいなら、クラウドサインを使いましょう。
ネット上で契約を結べるサービスで、私はこれでしか契約していません。
(こちら側が提供する場合)

クラウドサイン|Web完結・印紙税0円の電子契約サービス

紙の書類だと信頼性があるなんて時代はもう終わっています。
組織だとトップが押していないケースも多いですし、印鑑を預けっぱなしというケースもあるでしょう。
形(書類)だけで判断するのはおかしな話です。

税理士は、申告書に署名・押印または、ICカードで電子署名をする必要があります。
ただ、ICカードで電子署名にするようになって、カードを貸しっぱなしで税理士本人が署名しない・目を通さないなんてことも。

Misoca、クラウド会計ソフト

請求書を郵送する必要があるなら、クラウドサービスを使う手があります。
ネットで請求書をつくってそれを郵送(紙)で届けてくれるサービスです。

方針、プランが変わり、(嫌いになって)使わないくなりましたMisoca。

クラウド会計ソフトの請求書作成機能でも郵送はできます。
freeeだと150円+税です。
会社のほうで使っています。
freee

e-Tax

確定申告書を郵送したくないなら、e-Taxを使う手があります。
それなりに設定や手間はありますが、一度やってしまえば、郵送よりはるかに楽です。

・添付書類(証明書、源泉徴収票など)を送らなくていい
・控をデジタル保存できる(郵送、持参だと税務署で押印した紙が控)
・返信用封筒を入れなくていい(郵送の場合は必須)
・マイナンバー、本人確認書類がいらない
といったメリットもあります。

紙で受け取らない

紙で書類を受け取ったり預かったりすると、郵送で返さなければいけなくなります。
そもそも紙で受け取らず、デジタルで受け取るのも手です。

Webゆうびん

どうしても郵送の場合は、Webゆうびんが使えます。
日本郵便が運営しているサイトで、PDFファイルをアップすると、それを郵送で届けてくれます。
請求書に限らず、どんな内容もOKです。

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白黒だと1通97円(追加は5円)、カラーだと143円(追加は51円)。
支払はカード決済です。
一度に8ページまで送ることができます。
1日〜3日で届くということですが、freeeの請求書郵送よりも確実に速いです。

Webゆうびん|日本郵便

(電話と)FAXしか使えない、FAXも使えない役所に対しても私はこれを使っています。
FAXを使っていないからです。
(どうしてもの場合は、HelloFaxを使いますが)
そういうところと付き合わないようにするのも手ですが、税理士という仕事柄そうもいかず。
(税理士顧問の件数を絞るのはそういう理由もあります)

「郵送のほうが手間かかるのに・・・」と先方に思われているかもしれませんが、軸を曲げてFAXを使うほうが私にとってはダメージが大きいのです。

なお、押印する場合はカラーで送りましょう。
過去に役所で「実際に押したものを送ってください」と言われたことはありますが。。
(神奈川県と経済産業省でした)

Webゆうびん×WinAutomationで郵送を自動化

そして、このWebゆうびんだと、WinAutomationで自動化し、ロボットにやってもらえます。
(freeeやMisocaの請求書郵送もできます)

Webゆうびんにログインし、書類のPDFを指定して
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読み込んで、
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宛先を指定して、
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決済画面になるまで自動でやっています。
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手順としては、ここまでを実際に操作し、WinAutomationに覚えてもらい、それを実行するだけです。
ただ、それだけは、その手順でやった書類、宛先にしか送れないので、プログラムを多少いじります。
このサイトは、Flashを使っているので、うまく記録されません。

この画面では、「次へ」のボタンを押せないのです。
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あきらめかけて3日悩みましたが、泥臭いながらも解決策がみつかりました。

「Move Mouse」で、Xが789、Yが644の座標まで移動し、「Send Mouse Click」でクリックするという原始的な方法です。
画像でボタンを探す機能もあるのですが、画面を下にスクロールするのがまたネックで、かつこのサイトではうまくいきませんでした。
座標はウィンドウの大きさに左右されるので、その前に全画面表示にするという指示をしています。
ここだけ手動にしたら負けですし。
(税務申告ソフトもイケてないので自動化に苦戦しました)

「差出人設定へ進む」のボタンは普通に押せるんですけどね。。
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Flash全廃を望みます…。
効率化は意地です。

そして、汎用性を持たせるために、Excelにデータを準備し、それを読み込ませるようにしました。

「請求書送付先リスト」というファイルを立ち上げ、読み込ませます。
EX IT No 02

こういったファイルです。
複数の書類を送るということもかんたんです。
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セルのデータを読み取ります。
2列2行目のデータ、郵便番号(前半)を読み取り、「%num1%」という名前に保存し、
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これを、郵便番号を入れる欄に入力するわけです。
(まとめてデータを読み取れるといいのですが、まだ解決策が見つからずです)
EX IT No 03

「Excelを見ながら入力する」という操作を自動でロボットがやってくれます。
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読み込ませるPDFとExcel送付先リストを変えれば、いろんなところに送れるのです。

手間がかかるものはなくすか、徹底的に効率化しましょう。
ロボットによる自動化の可能性もぜひ感じていただければ。
動画もつくってみました。


【編集後記】
昨日は、物件の視察へ。
うーんというところはあるのですが、仮申込みしました。
が、やっぱり気になるなぁ・・というところ。

その後、書籍の打ち合わせ。
保育園近くでやり、その後、お迎えでした。

今日は、たまTsuki(バー)のヘルプ兼社会勉強で、お店に入ります。
18時から入って21時くらいに帰ろうかと。
満員じゃないみたいですが、予約必須です。
https://ameblo.jp/smile-moonset/entry-12361765522.html

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

ワンワンの人形
娘と西松屋
とある視察

【昨日の娘日記】
保育園へ迎えに行くと、非常勤の先生に慣れてなくて泣いているところでした。
帰りに西松屋に寄ると、ワンワン(いないないばぁ)の人形に反応。
欲しそうだったので買いました。
その帰りにスーパーに寄って買ったバナナにも夢中でしたが。

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