経理の前半戦「いかにデータにするか」の戦い

経理の前半戦は、いかにしてデータにするかの戦いです。
スムーズにデータ化できるかどうかで勝負が決まります。
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※カフェにて iPhone 7 Plus

経理の前半戦と後半戦

経理という戦いには前半戦と後半戦があります。

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前半戦は、いかにしてデータ化するか。
打ち合わせをした場合、そのレシートが残ります。
それを、データにできるかどうかが大事です。

データ化とは、PCの中に入れること。

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データにしさえすれば、なんとでもやりようがあります。

・レシートのまま
・手書きのまま

では、その先に進まないのです。

後半戦は、そのデータをチェックすること。
チェックし、その結果を実際の行動にフィードバックしないと経理の意味はありません。
この「チェック」とは、
・仕事をうまくいっているか
だけではなく、
・人生がうまくいっているか
のチェックでもあります


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人生の2大要素、時間とお金。
これらの使い方がうまくなるには、日々のチェック、そしてたえまないチェックが欠かせません。

多くの場合、前半戦で力尽きてしまいます。
前半戦は体力を温存して、さらりとかつ華麗にこなし、後半戦に備えましょう。

取引をいかにしてデータにするか

取引をいかにしてデータにするかを徹底して考えることが経理の前半戦の肝です。
次のようなパターンがあります。

振り込む、振り込んでもらう

銀行から振り込み、銀行へ振り込んでもらうとデータになります。
データ化する必要はなく、ただ、方法を選ぶ、選んでいただくだけです。

CSVデータでダウンロードできない銀行でも、ブラウザ上で選択してコピーし、
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Excelに貼り付ければデータとして使えます。
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ただ、預金データだけでは、何に使ったかわからない場合も多いです。
使った本人が適切な項目(科目)、内容をデータにつけくわえていきましょう。

ここを人任せにすると、使えないデータができてしまいます。

カードで払う、払ってもらう

カードで払えば、クレジットカード明細に記録が残り、カード明細をネットで見ることができるなら、データとして使えます。
ただ、カード明細だと、預金よりも明細が不確かな場合が多いです。
データのメンテナンスは欠かせません。

カードで払っていただく場合は、カード決済システムを入れなければいけません。
私が使っているのは、SPIKEです。
店頭ならSquareや楽天スマートPayが使えます。

レジを入れる

レジを入れれば、データをとれます。
Airレジを入れれば、お客様から代金を受け取ってレジを打てばデータができるのです。

Suicaを使う

Suica、パスモといったICカードを使えば、データとして残ります。
ただ、Suicaの明細は、さらに適当で、「物販」としか記録できません。

スタバポイントカードを使う

スタバのポイントカードを使うと、サイトで履歴を見ることができ、データとして使えます。
ただ、ここまで見にいくのはめんどうです。

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請求書発行ソフトを使う

請求書発行ソフト、サービスを使えば、請求書をつくる=データになります。

私が使っているのは、郵送もPDF発行もできるMisocaです。

見積もりを出す場合も見積書→請求書→売上データと、スムーズな流れを作りましょう。

Excelで請求書作成する場合も、「売上データをいかにつくるか」が大事です。

給与計算ソフトを使う

給与計算ソフトを使えば、給与データができます。
Excelで給与計算をやる場合もデータ化が大事です。

家計簿ソフトを使う

通常の方法ではデータがとれないものも家計簿ソフトやクラウド会計ソフトを使えば、データにできるものもあります。
Amazonもその1つです。
クラウド会計ソフトは有料ですが、家計簿のマネーフォワードなら無料でデータをとれます。

GoogleアドセンスやAmazonアソシエイトなどは、振り込まれたときに銀行へ記録できますが、発生で把握しておきたいなら(把握しておくべきです)、それぞれのサイトからデータをコピペしましょう。

スキャンする

スキャンしてデータ化!
というしくみはあるにはあるのですが、現実的ではありません。

今スキャンしてみました。
freeeのスマホアプリだと、
・日付が違う(2/23)
・支払先を読み取らない
・内容は手入力
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MF経費だと、
・日付、金額はOK
・科目は、適当(旅費交通費)
・支払先を読み取らない
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といった状況です。

入力してもらう

入力を誰かにお願いするという方法もあります。
ただし、前述したように、人に任せると活きたデータができない可能性が高いです。
活きたデータをつくるとしても、やりとりは必要で、そのやりとりに時間をかけるかどうか考えましょう。

誰かにお願いしなければいけない量であるなら、
・仕事量が多すぎる(単価が低すぎる)
・データ化の工夫が足りない
可能性があります。

データを入力しない

データで大事なことは、データを入力しないこと。
せっかくデータなのにそれをまた入力してはいけません。

ExcelのデータをプリントアウトしてFAXして、それを見て入力するなど、やってはいけないことです。
紙の書類のほうがきちんとしている、ありがたい、価値があるなど意味がありません。
データだからこそありがたいのです。

PC内にあるデータ、PC上で見えるデータは、すべて活用できます。
そのデータにするかどうかだけが勝負です。

もともとあるデータを活用する

売上データや経費データ、案件ごとのデータなど、もともとあるデータを活用しましょう。
・仕事で便利

・経理
を分ける必要はありません。

「経理のために作らなきゃ」
「確定申告のために入力しなきゃ」
「税務署のためにやっておかなきゃ」
なんておかしな話です。
仕事でデータ分析は欠かせないもので、そのデータをうまく活用することもできるはずです。

・利益がいくらで採算はとれているか
・入金はあったか
・お金は足りているか
・無駄な経費はないか
・どれくらい投資していいか
など、経理と関係なく生きていくのに必要なことばかりではないでしょうか。

入力する

すべての取引をカード、振り込み、Suicaでやれば、データにすることは可能です。
ただし、明細が不確かという問題が残りますし、スキャンしても手入力が待っています。

全自動でできると噂のクラウド会計ソフトもありますが、本当に噂です。

なら、日々入力したほうが早いのではないでしょうか。
・ネットバンク、Amazon、カード売上のデータは加工して使う
・翌朝に財布のレシートを取り出し、入力するのを習慣にする
という方法をやっています。

クレジットカードで払ったもの、Suicaで払ったものもレシートがあるので入力です。
お金の使い方のチェックは早いほうがよく、かといってその場で入力するのはパターン化できません。
最速かつ最適なチェックタイミングは翌朝。
もし、そんな時間がないというなら、時間の使い方のチェックもやらなければいけません。

習慣は、パターン化でき、必ずできることが第一条件なのです。
(ブログを朝書くようにしているのも必ずできるからです。昼や夜だと予定によりできない可能性があります)

経理を習慣化というのは理想論かもしれませんが、あくまで前半戦。
さくっとこなさないと勝ちはありません。
後半戦ボロボロです。

データにできない取引はしない

取引をいかにデータにするかを考えつつ、一方で、データにできない取引をしないのも大事です。
やむをえずデータにできない場合に入力するようにしましょう。

ネットバンクを使う

振り込む、振り込んでもらうとしても、ネットバンクでなければ意味はありません。
手数料がかかるとしても必要経費です。
無駄なコストをかけるなら、ネットバンクにかけましょう。

メガバンクのネットバンク手数料が高ければ、いくらでも安いネット専業銀行やゆうちょがあります。

旧態依然としたメガバンクに頼る必要はありませんし、メガバンクだからといって見栄えがよく多めに振り込んでもらうことなどありません。

振り込むために銀行やATMに行くなんてこともやってはいけないことです。

ネットバンクを使うというのは顧問契約の条件とさせていただいております。
(契約には単発のコンサルティングのご利用かつ双方の同意が必要です)

現金で受け取らない、支払わない

現金で受け取ると、領収書を出さなければいけなくなりますし、データになりません。
支払も同様です。
できるだけさけましょう。

カード売上は、月10万以上は、3.9%ほどの手数料がかかりますが、データ化のメリットそしてお客様の利便性を考えれば十分価値があるものです。
手数料も含めて単価を考えるか、売上を上げて手数料をまかないましょう。
だからこそデータにでき、手数料が低いビットコイン決済は魅力です。

現金で支払う場合、レシートはデータのもとになります。
レシートが大事なのです。
現金かつレシートも出さないような店は、データ化の観点からは好ましくありません。

データにできないシステムは使わない、変える

システムやソフトを入れても、データにできないものもあります。
そんなものがあるわけないと思うかもしれませんが、意外とあるのです。

・ネットショップのシステムで販売はできるけど、データにできない。CSVでダウンロードできない
・売上管理システムでデータにできない
・給与計算ソフトでデータにできない、またはデータの形式が使いにくい(横長)
・請求書発行をExcelでやっていても、それを入力している
・税務ソフトに入力したデータを取り出せない

こういったシステムはいくら使いやすくてもデータ化の観点からは使わないようにすべきです。
(淘汰されるべきです)

従来のレジでも、意外とデータにできるものがなく、スマホレジ、タブレットレジをオススメします。

手書きをやめる

手書きのほうが早い、慣れているというのはわかります(ちょっとは)。

ただ、データになりません。
この理由で手書きをやめる理由は十分です。。

データ化するときにも、
・数字の見間違い
・計算ミス(電卓ミス)
・文字の見間違い
・数字、文字の認識時間ロス
など問題がたくさんあります。

まとめ

経理の前半戦のデータ化。
まずはここをきっちりスッキリやりましょう。
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そのためにも後半戦のチェックをやってみるのがオススメです。
数字を見て、自分のお金の使い方をチェックすると、前半戦の大事さ、そして前半戦に時間とお金をかけてはいけないことが身にしみてわかります。

『新版 ひとり社長の経理の基本』では、
・前半戦のデータ化を「集める」「記録する」
・後半戦のチェックを「チェックする」
という項で解説しました。
(税務申告は法人向けですが経理の部分はフリーランス、個人事業主でも使えます)


【編集後記】

昨日、ソラマチのVRアトラクション(ドラえもんのどこでもドア)に行ってみました。
が、思った以上にオープンなスペースで。。。(エスカレーター上がったところ)
VRをゴーグルかけてプレイしている姿はおかしく、さすがにやりにくいです。。

カリスマ会計士&講師のザックも、うちでVRやったときはこうなってましたし。
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結局、ご飯だけ食べて帰ってきました^^;

お台場のダイバーシティでやっていたVRは、ブース形式で他の人から見えないようになってたんですけどね。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

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