「ひとりしごと」の雑用を減らす・なくすアイデア

「ひとりしごと」では、雑用も自分でやらなければいけません。
雑用を減らすような工夫も必要です。
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※自宅にて iPhone SE

ひとりでこなさなければいけない雑用

雑用をお願いできる人がいればいいのですが、ひとりで仕事をしていると、自分がその雑用をこなさなければいけません。

・電話をとる
・電話をかける
・荷物を受け取る
・郵送する
・買い物する
・営業電話に対応する
・FAXを送る
・申し込みする
・予約する
・印刷する
・製本する
・資料を作る
・書類を作る

などなど、細々した雑用はやまほどあります。
これら1つ1つはちょっとした時間でも積み重なると、それなりの時間がかかってしまうでしょう。

・時間が足りない
・もうこんな時間
・やりたいことができない
という状態に陥ってしまうのです。

独立当初、私もこれに苦しみました。

雑用をなくす・減らすように仕事のやり方を変える

まず考えたいのは、雑用をなくせないか?減らせないか?というものです。

効率化には限界があります。

たとえば、
封筒を買って
宛名を書いて(印字して)
切手を買って
切手を貼って
書類を印刷して
書類を折って封入して
ポストに投函して

といった一連の流れを効率化してもそれなりに時間がかかるでしょう。

それならば、郵送せずに、データをメールで送った方が楽です。
メールで送らなくても、共有しているDropboxに入れておけばそれで済みます。

郵送が嫌で雑用になるなら、郵送が必要な仕事をやらない、郵送をなくすことも考えましょう。
仕事のやり方、とり方も考えなければ雑用は減りません。

独立以来、仕事のやり方、とり方を少しずつ変えてきました。
その上で細々したテクニックやアイデアを活かすことができます。

雑用を減らせる!おすすめテクニック・アイテム

私は、雑用を減らすために次のようなことをやっています。
外注する、人を雇うという選択肢以外で、自分でやることが想定です。

仕事量を減らす

雑用を減らすように仕事のやり方を変えるとともに、仕事量、仕事の件数を減らす工夫も欠かせません。
仕事の負荷は、件数に比例します。

100件の仕事をいくら効率化しても雑用を減らすには限界があるのです。
仕事の件数を減らすには、単価も上げなければいけませんし、仕事の種類も考える必要があります。

手間のかかるメニューも思い切ってなくしていきましょう。
【関連記事】手間がかかる・やりたくないメニューは思い切ってなくそう
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電話をメールに変える

電話連絡をメインにすると、雑用が増えます。
メール自体も雑用となる場合もあるので、注意しなければいけません。(チャットも同様です)
・フィルタを利用する
・無駄な情報はとらないようにする(勝手に登録されたメルマガは即解除)
・メールはGmailに集約する
といったことも必要です。

【関連記事】重要メールを見逃さない!迷惑メールを即ゴミ箱へ送るGmailのフィルタ
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仕事の受注をネットで

仕事の受注はネットで受けるようにしています。
見積、問い合わせ自体も、それらの回答も雑用となりがちですので、問い合わせの精度を高める工夫が欠かせません。

これは、お互いにとって好ましいことです。
電話問い合わせは受け付けていません。
営業電話もかかってきますし、常に受けることができるとは限らないからです。
【関連記事】仕事のスタンスも明示!Googleドライブで問い合わせフォーム
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ネット予約を活用

こちらが利用するときは、ネット予約できるところを中心に選びます。
電話をかけて、やりとりして・・というのも時間がかかるからです。
ネットで仮予約して電話がかかってくるところも対象外にしています。

打ち合わせ、会食、セミナーの懇親会などで、ネット予約を使っているのは次のようなところです。

・一休
・ポケットコンシェルジュ
・食べログ
・ホットペッパー
・ぐるなび

整体もネット予約できるところを利用します。
ネット予約のみのレスパスなんて、理想のサービスです。
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郵送をネットで

どうしても郵送しなければいけないときは、ネットでやっています。
ネットのWebゆうびんを使えば、ネットで手続きして先方には紙で届くのです。
【関連記事】海外からでも郵送手続きができる≪Webゆうびん≫
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データ上で印鑑を押して、カラーで手続きすれば印鑑の書類も送れます。
(役所に一度だけ「実際に押したものを送ってくれ」と言われたことがありますが。。。印鑑なんてもうやめればいいのに・・と強く思っています)

【関連記事】ネットで請求書を作成・郵送できるmisoca。8つのいい点・8つの気になる点
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郵送ならレターパック

どうしても、どうしても郵送しなければいけないときは、レターパックを使うことも多いです。
510円のレターパックならポスト投函せずに、受取時にサインをもらう仕組みなので重要書類も送ることができます。

宛名は、Excelで効率化しているので楽に作成、プリント可能です。
(記事にする予定です)

Dropboxでデータ共有する

メールで送らずにデータを共有しておけば、
・メールする
・確認する
といったこともなくなります。

「データを送りました」というやりとりもしなくていいので、お互い楽です。
送って修正して、保存して・・とやっているうちに、「どれが本物?」「どっちが最新?」ということもなくなります。

ペーパーレス

郵送をなくし、印刷をなくすには、ペーパーレス、デジタル管理が必須です。
複合機、スキャナーがなくてもiPhone(スマホ)で十分ペーパーレスができます。

【関連記事】ペーパーレス化に欠かせないスキャンはiPhoneアプリで。FastEver Snap・JotNot Scanner
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買い物はAmazon

買い物はAmazon。プライム会員なので当日または翌日にきます。
以前はアスクルも使っていましたが、やめました。
一本化した方が楽だからです。

サブとして、楽天、ヨドバシも使っています。

荷物受け取りを自動化

Amazonで頼んだものを受け取るのも大変です。
そこで、私は宅配ボックスがあるところにしか住まないようにしています。
絶対条件の1つで、来月の引っ越し先ももちろん宅配ボックスつきです。

オフィスを借りていた時期も、荷物を自宅に送れば宅配ボックスで受け取ることができます。

ネットバンクで自動化

ネットバンクを使えば、銀行関係の雑用がなくなります。

記帳、確認、振込などをどこでもできるので楽です。

【関連記事】法人でネットバンクを使うなら、無料のゆうちょ銀行がおすすめ!
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経理はまめに

経理はどうしても手間がかかります。
ネットバンクを使うことでかなり楽にはなりますが、立て替えた経費は入力せざるを得ない部分も多いです。

まめにやる、そして、経理を雑用としない=自分のビジネスに活かしていきましょう。
【関連記事】経理を学ぶのはコスパもコツパも高い。新版『ひとり社長の経理の基本』
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PCの性能を上げる

いくら効率化しても、残る雑用はあります。
それらを効率よく処理するには、使いやすく、性能のいいPCが必要です。

そのPCを操作するテクニックも欠かせません。
・タッチタイピング
・ショートカットキー
・PC内の整理
は常に意識しておきましょう。
【関連記事】PC苦手を克服したいけど、何から手をつけたらいいかわからない方へ。優先すべき3つのスキル
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【編集後記】

書評メルマガ『ビジネスブックマラソン』に、『新版 ひとり社長の経理の基本』をご紹介いただきました。
影響力のあるメルマガですので、ありがたいです。
(Amazonの順位も上がり、経理・アカウンティングで1位になりました。)

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

タリーズ パレスビル店
仮移転後の日本橋税務署


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