日々の経理&ペーパーレス&ネットで、3か月の入院中に決算・期限があってもなんとかなった話

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経理効率化の秘訣は、日々の経理、ペーパーレス、ネットです。
これらのおかげで、3か月の入院中にもなんとかなりました。IMG_20190628_100607

※病室にて。TVは病院のです。iPadにはガンダムが映ってますが一応仕事風景です。    Pixel 3

 

入院中に決算・申告・納税かつひとり

事故で、2019年6月5日から8月31日まで入院していました。
88日間の入院。ひとりしごとで、いざというときに備えてやっておいてよかったこと | EX-IT
8月になり外出、外泊(6泊までというルール)はできましたが、入院中は自由がききません。

そんな中、6月は、自分の会社の決算月であり、その税務申告、納税の期限は2か月後の8月末(土曜日だったため、翌月曜日の9月2日が期限でした)。

くしくも会社の決算、申告を病院で過ごしました。

経理担当者がいれば、任せることができるでしょうが、あいにく誰も雇ってなくひとりです。
顧問税理士がいればいいのでしょうが、税理士自身が頼むのもそれほど意味がなく、頼んでいません。
経理を外注することもできますが、外注すること自体苦手なのでやらない主義です。

ひとりでなんとかしなければならず、なんとかしました。
期限内に、税務申告、納税を終わらせています。

 

病室で決算、申告が終わった経緯

6月5日に手術→入院した以降、経理をこんな感じで進めました。

 

日々

毎日経理=データ入力をしています。
入力しているのは、入力せざるを得ないもの。
現金、Suica、カードで払ったものです。
Suicaはデータ連動できますが、モノを買った場合は、「物販」としか表示できないので、レシートから入力しています。
カードで払ったものも連動できますが、連動が遅れることもあり、明細もあいまいなこともあり、「昨日使った」という意識を強く持ちたいため、レシートから入力する主義です。

財布にあるレシートを整理しつつ、音声で入力しています。
音声で入力後、Googleスプレッドシートにてプログラムで加工し、経理をまとめているExcelへコピーして集計するという流れです。
音声認識経理で売上・経費の重みをより感じる方法。Googleアシスタント&GoogleAppsScript & Googleスプレッドシート | EX-IT

税理士事務所(個人事業主)、会社、家計簿をすべて同じファイルで管理しているため、会計ソフトでは対応できず、会計ソフトは好きではないのでExcelに入力しています。

事故翌日も、レシートを1枚入力しました。
前日の朝、タリーズで仕事をしたときのものです。
その後出かけた後に事故にあったので、それっきりです。

それ以降、日々の経理は欠かしてません。
ただ、入院中は、お金を使うことがほとんどなく、ネットショッピングくらいでした。
入院中の3か月、現金は使っていません。
現金使わないとやはり経理は楽です。

 

支払

コワーキングスペースの代金を毎月振り込んでいます。
10日ごろ請求書が届き、25日が期限です。
毎月、料金が多少変わるので、振込でやらざるを得ません。
入院してても請求書は来ます。

メールで届くのが助かりました。

入院中なら、紙で届いていてもメールにしてもらうように頼みますが。
3か月だから3回、これをRPAで振り込んでいました。

RPA UiPathで自動化。メールで受け取った請求書PDFを読み取り、住信SBIネット銀行で振込。 | EX-IT

もし、銀行から振り込んでいたら、妻に行ってもらわなければいけなかったでしょう。
ただでさえ迷惑をかけたのに、それ以上に負担を強いてました。

 

請求

請求書は、毎月第一営業日に出しています。
事故にあったのが6月5日だったので、6月1日に出しました。
あとは、7月1日、8月1日に、請求書をつくってメールで送っています。

今回の期間は郵送するケースはありませんでしたが、その場合もWebゆうびんで郵送はできました。
RPAで郵送を自動化 |UiPath&Webゆうびん | EX-IT

その他請求書を出さない売上もあり(ネット経由、Amazon、Googleなど)、その場合は売上を記録するだけです。
動画・音声は、お申込み→請求→決済→商品ダウンロードの流れを自動化していますので、入院中でも手間は発生しません。
(売上の記録、AmazonPayのデータ加工はやっています)

入金確認

すべてネットバンク、カード決済(AmazonPay)ですので、ネット上で入金確認できます。
法人でネットバンクを使うなら、無料のゆうちょ銀行がおすすめ! | EX-IT

WordPressでネットショップ。WooCommerce+AmazonPayの設定方法。 | EX-IT
通帳に記帳しなければいけないなら、確認はできませんでした。
妻に通帳を探してもらい、記帳に行ってもらわなければいけなかったでしょう。
ただでさえ(以下略)

 

返金

今回、入院により中止となったセミナー・個別コンサルティングの返金をする必要がありました。
事前にお振込みまたはカード決済をしていただいています。
12名にメールし、お振込み先を聞き、ネットバンクで返金させていただきました。

これもネットバンクを使っていなかったらできなかったでしょう。

 

決算間際

決算間際だからといって、無駄遣いをしては意味がありません。
無理に何かを買うことはありませんが、税金がどのくらいかかるかは、6月以前から確認しており、あわてませんでした。
多少、必要なモノは病室から買いましたが。

経費になる決算前の買い物で、おすすめのもの | EX-IT

100万円の税金を減らすには412万円の買い物が必要。決算間近の買い物での節税をおすすめしない理由 | EX-IT

 

毎月1日の経理

日々経理しつつ、毎月1日(第1営業日)に前月の数字をまとめています。
・ネットバンクのデータのチェック(MoneyTreeから連動)
MoneyTree&Excel。スマホで全資産をチェック、経理にも家計簿にも便利なしくみ。 | EX-IT
・Amazonデータのチェック(マネーフォワード家計簿版)
・AmazonPay(カード決済)のデータダウンロード、加工
AmazonPayの経理をExcelマクロで効率化する方法 | EX-IT
・クレジットカードデータのチェック
・Googleからの売上を入力・チェック
・Amazonからの売上を入力・チェック
・前月の業績確認
・移動年計確認
・過去12年間との業績比較
・1年の着地点(1月から12月で確認)

などということをやっており、7月1日(6月分)、8月1日(7月分)と入院中もやりました。
8月分は退院後に9月2日に。

移動年計とか、過去との比較とか、当然下がっているのでへこみましたけど……。

売上が変動・不安定なら見ておきたい数字【移動年計】とExcelテンプレート | EX-IT

Excelピボットテーブルで経費明細を去年(前期)と比較 | EX-IT

Excelで3期(3年)比較売上グラフを作って数字を行動に変えよう | EX-IT

 

決算書

経理は日々やっているので、決算で何かやることはありませんが、
・減価償却費の確認、入力
・税金の計算、入力
・未払のものを入力
・前受金のチェック
などはやりました。

 

日々Excelで集計しているデータを整えて、弥生会計に入れ、決算書等の作成機能だけ使っています。

税務申告書

税務申告書をつくります。
8月末までなので、余裕はあり、急ぐ必要もないので、ちょっとずつ。
・勘定科目内訳明細書
・概況書
といった書類も、RPAの改善をしながらやりました。
UiPath(RPA)×Excel。Excelから税務ソフト(JDL勘定科目内訳明細書)へロボットが入力 | EX-IT

税務申告書の提出は、税務ソフト(JDLなんたら)を渋々使って、ネットで。
事故当時持っていたVAIO SX14ではなく、税務ソフトを入れているSurfaceBook 2、マイナンバーカード、カードリーダーは妻に持ってきてもらっていました。
これはやむを得ません。

税務署や役所に行かずに済み、プリントアウトもしなくてかまいません。
決算書だけPDFでWebゆうびん+RPAで送っています。

郵送や持参していたら、妻に行ってもらわなければいけませんでした。
ただでさえ・・・(以下略)
病室にプリンターは当然ありません。

なお、一般の方がJDLを買うのは現実的ではありません(年間6万円)。
JDL IBEXクラウド組曲Major。ひとり税理士の税務ソフト選び。 | EX-IT
もうちょっと安くて使いやすいのは、全力法人税。
ただ、ネットで提出はできません。
全力法人税 |クラウドの法人税務申告ソフト・年10,800円・Mac対応のレビュー | EX-IT

無料でネット提出できるフリーウェイ税務は、使いにくくミスもおきやすいので自己判断でしょうね。
無料の法人用税務申告ソフト[フリーウェイ税務]は、使える? | EX-IT

納税

納税は、ネットでやります。
法人税等、消費税はクレジットカード決済でやりました。
法人の税金をクレジットカードで払う方法 | EX-IT

都民税もクレジットカード決済できるのですが、手続きに電話するのがめんどくさく、ペイジー(ネットバンク)で。
法人の地方税(都民税・事業税等)をネットでクレジットカード払いする方法 | EX-IT

7月には、源泉所得税の支払い(10日まで)がありましたが、事故前に終わらせていました。
源泉所得税クレジットカード納付マニュアル | EX-IT

個人のほうの事業税が8月末期限でしたが、これもカードで払っています。
フリーランスの個人事業税のしくみ・支払方法(クレジットカード・ペイジー) | EX-IT

当然ですが、入院してても凹んでても、納税はしなければいけません。

 

 

 

経理効率化3つの秘訣

 

今回、経理効率化を心がけていたのが功を奏しました。
「いざ入院してもいいように」というわけではありませんが、欠かせない経理を効率化しておくメリットはあります。
その秘訣は、次の3つです。

 

日々の経理

なんだかんだこれに尽きます。
どっちみち入力しなければいけないものは、日々やっておいたほうが楽です。
時間がたつと、忘れてしまいますので。
個人の経理なら、今日(10月8日)に、今年の1月のレシートを見ても思い出すのに時間がかかるでしょう。
思い出し時間は効率化の敵です。
1月といわず、おとといでも危ういので、私は日々やっています。
昨日ならまだなんとか覚えていますので。

今回の決算に限らず、私は一度入力したレシートを二度と見ません。
保管するファイルに入れるだけです。

レシート・領収書の整理に13ポケットファイルフォルダ | EX-IT

「レシートが部屋のボックスにあるから持ってきて」と妻に頼まなくて済みました。

入力後にレシートや請求書などを見直すのは時間の無駄なのです。
見直さなくていいようにかつ、必要最低限のことを入力するようにしましょう。

 

なお、レシートスキャンはやっていません。

精度が完璧ではないからです。
読み取れなかったなら入力する、読み取れないようなものは入力すると考えるのも手間ですので。
そもそも紙をデータにするというのは、テクノロジーの正しい方向性じゃないと考えています。
最初からデータでいいやんと。

ただ、入力するのは、めんどくさいので、日々やりますし、楽な方向でやっていて、今は声でやっています。

 

ペーパーレス

紙を使わないペーパーレス。
手間も減りますし、なんといってもストレスが減ります。
紙の山を見なくて済みますので、
破れたり汚れたりもありません。

通帳を使わず、ネットバンクにするのもペーパーレスといえます。

前述のとおり、紙をスキャンすることはやっていないのは、完全にペーパーレス(スキャンして紙を捨てる)が法律上難しいからです。

レシートのスキャナ保存をやらない理由。執筆『経理ウーマン 証票書類のスキャナ保存Q&A』 | EX-IT

ただ、日々の経理では紙でチェックすることは問題ありません。
メールで来た請求書PDFをチェックして振込、過去の決算書や税務申告書をPDFでチェックということはできました。
なお、税務申告書はネット(e-Tax)で提出すれば、正式な控としてPDFで保管できます。

ネット

ネットを使えば、データを使えます。
・ネットバンク
・クラウド会計ソフト
・クレジットカード
・SuicaなどICカード
・Amazonの購入履歴
・ネットを通じた売上データ

ネットで経理というとクラウド会計ソフトがありますが、クラウド会計ソフトを使うのが本質ではありません。
けっして使いやすいわけではなく、大義があるわけではありませんので。

クラウド会計ソフトだけを使えば解決することもありますが、そうではないこともあるのです。
私は、
・Excel、Excelマクロを使う
・3つの経理(個人事業主、会社、家計)をやる
・カード決済を使っている
などといった事情から、クラウド会計ソフトだけを使っていません。

 

 

経理を自分ひとりでやるのなら、徹底した効率化を目指しましょう。
税金を払うためにやるのではなく、ひとりのリスクヘッジとなるのも経理です。
その欠かせない経理をどっちみちやるなら効率化していきましょう。

 



■編集後記

夕方、雨に会うことがあり、傘を常備しようと思いつつできてなかったのでばちがあたりました。
昨日も、雨。
ただ、小雨だったので、バス停までなんとかたどりつき、バス停を降りてから保育園へ。
保育園へ着けば傘を借りれるので。
反省して、昨日のうちに小さい傘をリュックにいれました。
ま、そのとき買えばいいといえばいいのですが。

「1日1新」

今の教室になってからはじめてのベビーカー登園
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■娘(2歳)日記

最近、ベビーカーに乗りたいと言い出し、保育園へのベビーカーで。
2歳クラスになってから意外とはじめてです。
今の教室はベビーカー置き場から離れているので、時間が少々かかりますが、喜んでいるので、ま、いっかと。

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