税理士事務所IT効率化セミナーで話した46の事例ー東京税理士会日野支部研修ー

昨日の夜、東京税理士会日野支部にて、「税理士事務所IT効率化セミナー」の講師をつとめました。
※写真は、会場のパルテノン多摩です。
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そもそも量で勝負する仕事ではない

税理士事務所では、IT化が非常に注目され続けています。
従来、税理士事務所は、
・紙の山
・ひたすら電卓
・手書きで転記
という仕事で、長時間労働、人海戦術を強いられていました。

ITが進化している今でも、
・紙の山
・ひたすらPCで入力(電卓も併用)
といった状況で、それほど状況は好転していないケースもあります。

税理士は、そもそも量で勝負する仕事、肉体労働ではありません。
質、考える仕事、アドバイスをする仕事のはずです。

IT化、効率化は、欠かせません。

パラダイムシフトが必要

税理士事務所のIT化は、税務ソフト、会計ソフトが牽引してきました。
私はこれがIT化を遅らせている原因の1つだと考えています。

税務ソフト、会計ソフトは、1世代、2世代、ときには3世代ほど、最新の流れから遅れている印象です。
それでもこれらのソフトを使わざるを得ません。
ソフトだけではなく、複合機、PC、保守、事務用品までセットで販売し、税理士はそれらに頼り切ってしまいます。
確かに楽なのですが、ITスキルは伸びないでしょう。
これに加えて、「ミスができない」という業務の特性上、余計に保守的になるのです。

税務ソフト、会計ソフトの呪縛から逃れ、考え方をかえることが、効率化には欠かせません。
いわばパラダイムシフトが必須なのです。
私も独立してからようやく逃れられました。
もともと別の業界にいたことも幸いしたといえます。

税理士でありながらMacを使っているというのも、そのパラダイムシフトの1つです。
(Macを使うべしということではありませんが、いいトレーニングにはなります)


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------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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税理士事務所IT効率化セミナーで話した事例

セミナーでは、考え方を変えることを前提に、以下の事例をおすすめしました。

1 PCは性能のいいものに投資し、1から2年で買い換える
・遅いPCは買い替えよう! | EX-IT

2 デュアルディスプレイを使って作業スペースを広げる
27インチで2万円ちょっと。迷うなら使ってみようデュアルディスプレイ | EX-IT

3 マウスをかえると生産性があがる。おすすめはトラックボール
どっちが速い?マウスとショートカットキーの使い分け | EX-IT

4 スマートフォンは便利だが、使いどころに注意

5 スマートフォンにメモしてEvernoteに連動させ、情報を整理
祝iPhone5対応! iPhone5でも愛用しているFastEverの設定 | EX-IT

6 Goodleカレンダーを使って、スマホとPCで管理

7 Gmailを使ってメール対応をすばやく
メールを集約してシンプルに活用する | EX-IT

8 タブレットをメインに使うのは厳しい
iPadだけで仕事をするのはなかなか厳しい。iPadで仕事に使っているアプリ ベスト3。 | EX-IT

9 ノートPCを持ち歩く
2.02kgのMacBookProRetinaを持ち運ぶ理由 | EX-IT

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10 セキュリティのため、肌身はなさず、パスワードもしっかりと
PC、インターネットのセキュリティとともにアナログのセキュリティにも注意 | EX-IT

11 外出時のネット環境を整える
意外と便利!PCもつながる無線LANサービス | EX-IT

12 ペーパーレスのポイント(e-Tax、デュアルディスプレイ、機密文書回収サービス、スキャナー、カメラ、名刺管理、PDF化)
オフィスに書類棚がない理由ーペーパーレス化再入門ー | EX-IT

13 新しいタイプの会計ソフトfreee、マネーフォワードになれておく
話題の会計ソフトfreeeは、本当に全自動? | EX-IT

14 税務ソフトでコストを抑えるならJDL税務net
コストを抑えて他のソフトとの連携で工夫。ひとり税理士の税務ソフト選び。 | EX-IT

15 e-Taxを使って電子納税
Excelで源泉所得税の納付書を作るよりもネット納付をやった方が楽 | EX-IT

16 ネットバンクで経理効率化。無料なのはネット専業銀行、ゆうちょ
法人でネットバンクを使うなら、無料のゆうちょ銀行がおすすめ! | EX-IT

17 登記ねっとで謄本を取得
謄本をネットで請求して郵送してもらうサービス「かんたん証明書請求」 | EX-IT

18 e-faxでストレスを減らす(私はFAXを使っていません)

19 misocaで請求書発行業務を効率化
ネットで請求書を作成・郵送できるmisoca。8つのいい点・8つの気になる点 | EX-IT

20 Skypeでミーティング

21 Webゆうびんで、ネット上で郵送
海外からでも郵送手続きができる≪Webゆうびん≫ | EX-IT

22 Dropboxはデータ共有、バックアップ、弥生会計の共有に使える
ひとりでも1台のPCでもDropboxを使い続けるメリット&よくある質問 | EX-IT

23 Evernoteで情報整理
デジタルノートのメリットを最大限に活用ーそもそもEvernoteって何に使うのか?ー | EX-IT

24 情報発信(HP、ブログ、メルマガ、Twitter、facebook)
■WordPress入門 | EX-IT

25 お客様、スタッフとの連携(ダブりをなくす、全体の業務量を減らす、情報共有)

26 IT化には、新しい思考が必要

27 ミスをなくすためのチェックリスト、マニュアル
チェックリスト | 検索結果: | EX-IT

28 フォルダは最低限、ファイル名をきちんとつけるPCファイル管理
「ファイルが見つからない!」を防ぐ保存フォルダ・とりあえずフォルダ | EX-IT

29 PCデスクトップはきれいに
「デスクトップにファイルを絶対置かない」理由を改めて考えてみました | EX-IT

30 アイコンの位置はつかいやすいように常に調整

31 必要なPCスキル(Excel、Word、パワポ(MacならKeynote)、インターネット関係)

32 タッチタイピングはやはり重要(タイピングソフトで練習。おすすめ本『短文4つでブラインドタッチができる本―小指もスムーズに動きます (噛んで含める入門書)

33 日本語変換ソフトはATOKを使う

34 ショートカットキーを使うくせをつけよう
■すばやく操作!ショートカットキー | EX-IT

35 WindowsならPhraseExpress,MacならTextExpanderで入力を劇的に楽に
PCの日本語入力を楽にできる設定・サービスー単語登録・ATOK・PhraseExpressー | EX-IT

36 IT効率化の知識・スキルに時間とお金を投資する。セミナー、書籍、ブログ

37 身につけるべきExcelスキル
Excelで業務効率化しようと思ったときの8つのチェックポイント | EX-IT

38 検索して表示するVLOOKUP関数
■Excel VLOOKUP関数 | EX-IT

39 会計ソフトからのエクスポートによるExcel資料(決算予測、税金試算、資金繰り、決算短信、事業計画、予実管理、経営分析、年次推移表など)
ExcelのVLOOKUP関数で、わかりにくい会計ソフトの試算表をかんたんにきれいにする方法 | EX-IT

40 グラフ(3期比較、B/S、経費比較)
[Excel入門]グラフを作るときは、数字→グラフの順 | EX-IT

41 条件付き書式、スパークライン
グラフ機能を使わずに、Excelでかんたんにグラフを作る方法 | EX-IT

42 会計ソフトへのインポート(現金、立替精算Excel、ネットバンク)
インポート | 検索結果: | EX-IT

43 インポート→エクスポート(会計ソフトのコンバート、Excelでの一括置換)

44 ピボットテーブル(科目集計、消費税チェック、分析)
■Excelピボットテーブル | EX-IT

45 マクロ(シート集計、給与計算など)
■Excelマクロで効率化 | EX-IT

46 効率化のため本当に必要なこと

まとめ

まあ、いろいろ詰め込んだもんだ・・と我ながら反省していますが、概要はすべて話せました。
これからもブログで随時紹介していきます。

一番重要なのは、「36 IT効率化のための知識・スキルに投資する」です。
税務、会計の知識への投資ももちろん重要ですが、よりその効果を発揮するために、時間が必要となります。
いくら高度な税務会計の知識をもっていても、目の前の仕事に忙殺されていては意味がありません。

同様の内容で、秋には神戸の方へ行く予定です。
タイミング合えばどこでもいきます。





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【編集後記】
昨日、実家宮崎の青島太平洋マラソンの申込開始日でした。
無事申し込めましたが、なんと即日定員に。
年々人気がでてきてましたが、即時定員ははじめてです。
なんかうれしいですね。

【1日1新】
※詳細は→「1日1新」

税理士会にて講師
京王多摩センター




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井ノ上陽一のVALU
■著書
ひとり税理士のIT仕事術―ITに強くなれば、ひとり税理士の真価を発揮できる!!
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『ひとり税理士の仕事術』
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